Indgående og udgående opkald kan blive optaget og gemt til brug for efterlevelse af lovgivningsmæssige krav og dokumentation.
Det er kun lyden, der optages i forbindelse med samtalerne herunder også ved online møder. Der optages ikke billeder og video.
Læs i nedenstående, hvordan vi behandler optagelser af samtaler via telefon og MS Teams samt online møder (alle i det følgende benævnt ”samtaler”).
Samtaler optages og gemmes for at dokumentere indholdet af vores kommunikation med dig og anvendes til de formål, der er angivet nedenfor:
a) Til brug for dokumentation for, hvad der er sagt, sket og aftalt under samtalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
b) Til brug for overholdelse af dokumentationskravene i medfør af MiFID II-reguleringen ved samtaler med certificerede rådgivere jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Håndtering af klager og imødegåelse af sikkerhedshændelser
Vi kan lytte til optagelser af samtaler med henblik på at undersøge konkrete sager, f.eks. klager fra dig og sikkerhedshændelser, herunder sager om potentiel svindel eller sager om trusler mod dig, os eller ansatte, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4, og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.
Compliance og risikostyring
Vi kan lytte til stikprøver af optagne samtaler til brug for kontrol og sikring af Realkredit Danmarks’ overholdelse af interne og eksterne regler i forbindelse med compliance og risikostyring, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4 og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.
Når du ringer til en medarbejder, bliver du informeret, hvis samtalen bliver optaget.
Når du taler med os om investeringsydelser, kan vi i en række tilfælde optage samtalen uden at fortælle dig om det, når det sker. Hvis det er tilfældet, er du tidligere blevet informeret om optagelser i forbindelse med en aftalerelation med os.
Ved afholdelse af online møder bliver du informeret om optagelsen i mødeindkaldelsen samt i den efterfølgende e-mail, du modtager med link til mødet.
Vi gemmer samtaler optaget til brug for dokumentation i 13 måneder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Optagede samtaler efter MiFiD II-reguleringen vil blive gemt i 5 år, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Herefter slettes de som udgangspunkt løbende automatisk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.
Samtalerne slettes 60 dage efter opbevaringsperiodernes udløb. De 60 dage giver os mulighed for at påbegynde behandlingen af en sag, hvor optagelserne indgår i sagsbehandlingen, og hvor henvendelse om sagen modtages umiddelbart før opbevaringsperiodens udløb.
Hvis du eller rådgiveren gør brug af rettighederne i databeskyttelsesforordningen ved f.eks. at anmode os om indsigt i en optaget samtale (inden den slettes automatisk), vil vi i forbindelse med anmodningen gennemgå samtalen og herefter gemme lydfilen i det omfang det er nødvendigt for at sikre dokumentation for overholdelse af vores forpligtelser henholdsvis imødegåelse af evt. afledte klager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvis du, inden den automatiske sletning foretages, anmoder om at begrænse behandlingen af en optaget samtale i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 18, vil det indebære, at vi er forpligtet til at opbevare optagelsen i det tidsrum, som begrænsningen er gældende i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Hvis en optagelse inddrages i en konkret klagesag eller i en sikkerhedshændelse, slettes samtalen først, når sagen eller hændelsen er endeligt afsluttet i overensstemmelse med forældelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Relaterer optagelsen sig til flere forskellige formål, gemmes den i overensstemmelse med den længste opbevaringsperiode.
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med optagelse af samtaler i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21. Det gælder bl.a., når vi har optaget samtalen på baggrund af vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.