Indgående og udgående opkald kan blive optaget og gemt til brug for efterlevelse af lovgivningsmæssige krav og dokumentation.
Formål og retsgrundlag til optagelse og opbevaring af telefonsamtaler
Telefonsamtaler optages og gemmes for at dokumentere indholdet af vores telefoniske kommunikation med dig, og anvendes til de formål, der er angivet nedenfor:
a) Til brug for dokumentation for, hvad der er sagt, sket og aftalt under samtalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
b) Til brug for overholdelse af dokumentationskravene i medfør af MiFID II-reguleringen ved samtaler med certificerede rådgivere jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Brugen af enkelte optagelser i konkrete tilfælde
Vi kan lytte til optagelser med henblik på at undersøge konkrete sager, f.eks. klager fra dig og sikkerhedshændelser, herunder sager om potentiel svindel eller sager om trusler mod dig, os eller de ansatte, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4, og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.
Notifikation om optagelse
Når du ringer til os, vil du blive informeret, hvis samtalen optages.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi gemmer telefonsamtaler optaget til brug for dokumentation i 13 måneder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Optagede telefonsamtaler efter MiFiD II-reguleringen vil blive gemt i 5 år, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Herefter slettes de som udgangspunkt løbende automatisk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.
Hvis du eller rådgiveren gør brug af rettighederne i databeskyttelsesforordningen ved f.eks. at anmode os om indsigt i en optaget telefonsamtale (inden den slettes automatisk), vil vi i forbindelse med anmodningen gennemgå samtalen og herefter gemme lydfilen i det omfang det er nødvendigt for at sikre dokumentation for overholdelse af vores forpligtelser henholdsvis imødegåelse af evt. afledte klager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvis du, inden den automatiske sletning foretages, anmoder om at begrænse behandlingen af en optaget telefonsamtale i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 18, vil det indebære, at vi er forpligtet til at opbevare optagelsen i det tidsrum, som begrænsningen er gældende i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Hvis en optagelse inddrages i en konkret klagesag eller i en sikkerhedshændelse, slettes samtalen først, når sagen eller hændelsen er endeligt afsluttet i overensstemmelse med forældelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Relaterer optagelsen sig til flere forskellige formål, gemmes den i overensstemmelse med den længste opbevaringsperiode.
Ret til at gøre indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med optagelse af telefonsamtaler i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21. Det gælder bl.a., når vi har optaget samtalen på baggrund af vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Øvrig information og dine rettigheder
Efter omstændighederne har du ret til indsigt i, berigtigelse eller sletning af personoplysninger og/eller begrænsning af behandlingen. Læs mere om dataansvar, deling af oplysninger og dine rettigheder i vores privatlivspolitikker for privatkunder og erhvervskunder.